Membuat Mail Merge

Langkah pertama yang harus dilakukan untuk membuat mail merge adalah pilih menu mailings --> Start Mail Merge Step by Step Mail Merge.

Langkah 1


Setelah melakukan langkah pertama akan tampil halaman seperti dibawah ini, setelah tampil tampilan di bawah ini maka kita pilih type document yang akan kita gunakan, lalu klik link next :starting document yang telah di tunjukkan oleh kursor pada gambar di bawah ini

Langkah 2 : Memilih type document


Jika document sudah terbuka maka kita langsung pilih use the current document, lalu klik Next yang terletak di kursor pada gambar untuk memilih penerima surat

langkah 3 : Memilih menu use the current document


Biasanya Word menyediakan 3 option untuk memilih penerima suratnya. Karena pada langkah sebelumnya kita belum ada list penerima maka kita pilih Type a new list dan klik Create. Tetapi jika telah memiliki list penerima suratnya maka pilih lah Use an existing list atau jika list penerima itu berada di outlook contacts maka pilih lah Select from outlook contacts

Langkah 4 : Membuat list penerima baru


Setelah melakukan langkah sebelumnya maka akan tampil tampilan seperti di bawah ini, lalu kita akan atur field yang akan di gunakan. Cara mengaturnya adalah dengan mengklik tombol Customize Colomns

Langkah 5 : Customisasi kolom field


Setelah muncul tampilan di bawah ini kita harus menghapus semua field kecuali Title, karena kita akan menggunakan field tersebut

langkah 6 : List kolom field


Untuk menulis field yang baru kita akan menggunakan tombol add. Sekarang kita akan masukan field dengan menulis nama perusahaan, alamat dan kota. Setelah di tulis lalu klik OK

Langkah 7 : Menambahkan field baru


Langkah selanjutnya adalah kita akan memasukkan data sesuai dengan field yang tadi telah di buat dan telah ada. Lalu klik tombol OK. Untuk menyimpan Address List yang telah di buat ini ke dalam format Microsoft office Address List kita akan berikan nama yang sesuai lalu klik tombol save

langkah 8 : Mengisi data pada field

Langkah 9 : Menyimpan data pada field


Setelah di simpan, pada kotak dialog Mail Merge Recipients akan muncul list penerima undangan yang telah dibuat tadi, lalu kita klik tombol OK
Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

langkah 10 : List penerima undangan


lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini, disini kita akan pilih Next, yang telah ditunjukkan pada kursor di gambar, next tersebut untuk menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya

langkah 11 : Memilih menu use an existing list


sebelum melakukan langkah selanjutnya letakkan kursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, setelah itu akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan setiap field tersebut ke dalam dokumen dengan dengan menekan tombol Insert

langkah 12 : Memasukkan merge field ke dalam document


Langkah selanjutnya kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.

langkah 13 : Susunan field yang di masukkan ke document


jika ingin mengecek surat undangan kita ada di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya

langkah 14 : Tampilan field yang berubah ke document


langkah terakhir kita mengedit atau mencetak surat undangan sesuai yang kita mau

langkah 15 : Undangan siap cetak